Verslag PIT café 11-4-2018: Toezicht en de achterban: Voor wie doen we het eigenlijk?!

Een ziekenhuis waar het vertrouwen in de raad van toezicht is opgezegd door specialisten en OR. De commotie over het door de RvC verhoogde salaris van de CEO van een bank. Zomaar een paar recente voorbeelden van gebrek aan achterbangerichtheid door de RvT/C.

De PITch ….van Inner circle naar buitenstebinnen… laat zien dat een belangrijke toegevoegde waarde van toezichthouders is om externe perspectieven van de buitenwereld binnen te brengen, door actief aandacht te besteden aan behoeften van klanten en de bredere context waar de organisatie in opereert.

Op 11 april organiseerden PIT-partners Hanske Plenge en Marike Kuperus een PIT-café. Hierbij waren we te gast bij het kantoor van Kuperus&co De Alchemist in Utrecht.

Wij bogen ons over de vraag hoe de brede achterban betrokken kan worden én invloed kan uitoefenen op het organisatiebeleid, vanuit het perspectief van de toezichthouder. Hoe bereik je dat alle belanghebbenden gehoord worden én inbreng krijgen?
De insteek van de inleiders was dat het draagvlak bij de brede achterban cruciaal is voor het voortbestaan van een maatschappelijke organisatie en daarmee een thema dat op de agenda van de RvT hoort. Bovendien: wanneer RvB en RvT samen optreden, ieder vanuit de eigen rol, leidt dat tot een versnelling en verdieping van processen. Je komt op die manier tot binnen en buiten ‘gedragen’ besluiten.

De inleiding van Hanske Plenge zoomde in op de rol van de toezichthouder;
In de verschillende Codes Goed Bestuur staat dat bestuur én RvT/RvC in dialoog gaan met belanghebbende partijen. Het voeren van zo’n (horizontale) dialoog is niet aan bepaalde voorschriften gebonden. Veel maatschappelijke organisaties doen er al in mindere of meerdere mate aan, overigens niet altijd bewust. Een gerichte oriëntatie op de dialoog kan bijdragen aan bewustwording van keuzes en van te bereiken resultaten.
Dat wordt ook onderschreven door Prof. Goodijk. Hij is voorstander van strategisch partnerschap als verhouding bestuur en toezicht aan de ´voorkant´ en in betrokkenheid met stakeholders.

Marike Kuperus schetste kort wie je onder de achterban kan verstaan en met welke stappen je hun belangen in beleidskeuzes meer centraal kan stellen. Zij lichtte toe hoe je naar de eigenaren van een organisatie kan kijken: over statutaire en morele eigenaren en over donoren en begunstigden. (gebaseerd op de theorie – Policy Governance- van Carver en op die van Meijs).
Alleen al de vraag hoe je ‘ze’ noemt is niet eenduidig te beantwoorden; ‘achterban’ riekt naar verzuiling. Hoe kunnen wij “hullie” dan aanduiden? We kwamen er -nog- niet uit… Wel dat de RvT een zelfstandige rol heeft, naast die van de RvB, als 6-armige evenwichtskunstenaar die belangen van alle doelgroepen weegt. Geen gemakkelijke opgave, omdat de verschillende belangen kunnen conflicteren.

Barbara Geurtsen vertelde over haar ervaring als vicevoorzitter van de Raad van Toezicht van welzijnsorganisatie Lumens in Eindhoven met raadpleging van de achterban én met zichtbaarheid van de raad voor organisatie en samenleving. Concrete voorbeelden waren o.a.:
– Avonden van de Dialoog die de RvT organiseert.
– Verslagen op de website direct na de overlegvergadering met impressie en uitkomsten.
– Expliciete rol van MR en cliëntenraad bij de werving & selectie van de nieuwe bestuurder.
Zij benadrukte vooral om verder te kijken dan het eigen belang (van de organisatie en/of achterban) maar juist om te kijken naar de maatschappelijke vraag.

Na de inspirerende inleidingen, met herkenbare voorbeelden, ging het gezelschap uiteen in kleinere groepen om aan de hand van de vragen verder te discussiëren.
– It’s all about culture?! Wat zijn succesfactoren voor toezicht om verbinding met achterban te realiseren? Denk aan een waardengerichte Toezichtsvisie, het gedrag van toezichthouders en samen met het bestuur dialoog opzoeken met de achterban. Met daarbij de aantekening dat de praktijk weerbarstig is.
– Wat is een effectieve manier om als RvT de achterban te betrekken in de besluitvorming? Voor een effectieve manier is in ieder geval van belang om te weten waarom je contact zoekt. Zoek je inspiratie, een antwoord op strategische vragen, of wil je verantwoording afleggen of legitimatie krijgen voor besluiten. Voor de laatste twee zijn de bestaande, meer formele kanalen geschikt (OR, cliëntenraad, etc) Bij de eerste twee is meer mogelijk aan informele raadplegingen en kanalen (denk aan klankbordgroepen, enquêtes, polls en focusgroepen) De ervaringen die er in gemeentelijke omgevingen zijn opgedaan met bijvoorbeeld de burgerbegroting of G1000 zijn ook te benutten.
Een goede reden om de achterban te raadplegen is als de toezichthouder zelf een lastige afweging van belangen van donoren en begunstigden moet maken. Op dat moment is de vraag ‘voor wie doen we het eigenlijk’ heel relevant om de eigen antwoorden te ijken. Organiseren van een fysieke ontmoeting / gesprek tussen beiden kan dan een RvT veel inzicht bieden.
– Hoe kan de RvT het belang van de achterban echt centraal stellen? Hoe weeg je dat? En wat geef je terug?
De meningen lopen hier uiteen: moet je als toezichthouder ook zelf actief het gesprek aangaan met externe stakeholders van de organisatie of beperk je je bewust tot het kritisch bevragen van de RvB hierover? Aspecten van ‘vroeg in het proces’, ‘voelhorens om signalen op te halen’ en ‘niet formaliseren’ spelen hierbij een rol. Hoe weet je wat je niet weet?
Eén team als RvB/RvT met verschillende rollen.

Alle input van de rondetafel-sessies wordt -dankbaar- meegenomen in het artikel dat Marike en Hanske aan het schrijven zijn over dit onderwerp en dat zal verschijnen als artikel in het Jaarboek Corporate Governance 2018/2019.

Hieronder in foto’s nog een sfeerimpressie van deze middag.