Facebooktwitterlinkedin

Privacybeleid PIT

De nieuwe Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) vraagt van organisaties een verantwoording van het privacybeleid. In beginsel heeft PIT het principe dat we met zo weinig mogelijk gegevens onze taak willen uitvoeren, en de gegevens die we hebben op de best mogelijke manier beschermen. Hieronder een toelichting over het waarom en het hoe van het bewaren van persoonsgegevens bij PIT.

  1. Wie zijn we?

PIT staat voor Stichting Platform voor Innovatie in Toezicht, gevestigd te Tilburg en geregistreerd bij de Kamer van Koophandel onder nr. 53886674.

  1. Met welk doel worden persoonsgegevens in een bestand bewaard?

PIT verzamelt data van de partners om het mogelijk te maken het partnerschap actief in te vullen: d.w.z. informeren en stimuleren tot deelname aan activiteiten, en om het mogelijk te maken een database te maken die toegankelijk is voor de partners om direct met elkaar contact op te nemen. Van niet-partners wordt incidenteel gegevens gebruikt om het mogelijk te maken deel te nemen aan activiteiten. Gegevens worden gebruikt om met behulp van webbased systemen de kantoortaken en promotietaken uit te voeren. O.a. Moneybird (met verwerkersovereenkomst), Eventbrite (Privacystatement: https://www.eventbrite.nl/support/articles/nl_NL/Troubleshooting/eu-us-privacy-shield-kennisgeving?lg=nl_NL ), Mailchimp (privacyverklaring: https://mailchimp.com/legal/privacy/ ), WordPress.

  1. Wie binnen de organisatie zijn verantwoordelijk voor de bescherming van persoonsgegevens?

Het bestuur van PIT is verantwoordelijk voor de bescherming van de persoonsgegevens.

  1. Welke persoonsgegevens worden in het bestand opgenomen, is daar een overzicht van?

Van PIT partners worden de volgende gegevens verzameld:

  • Naam
  • Adres
  • Telefoonnummer
  • Mailadres
  • Eventueel Twitternaam
  • Eventueel werkgever/eigen bedrijf, indien noodzakelijk om een factuur te sturen daar ook van: adres, telefoonnummer, mailadres
  • Organisatie waarbij men toezichthouder is

Van niet-PIT partners worden hooguit de gegevens verzameld die nodig zijn voor het uitvoeren van onderlinge afspraken:

  • Naam
  • Mailadres
  • Telefoonnummer
  • Indien van toepassing: Adresgegevens die nodig zijn om een factuur of een product te versturen
  • Indien van toepassing: Organisatie waarbij men toezichthouder is

Het kan hier gaan om mensen die zich opgegeven hebben voor updates van de website, boekbestellers, workshopdeelnemers, of mensen die met een andere reden contact hebben gehad met PIT.

  1. Worden er bijzondere persoonsgegevens bewaard (godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, lidmaatschap van een vakvereniging of politieke partij, strafrechtelijke persoonsgegevens en persoonsgegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag in verband met een opgelegd verbod naar aanleiding van dat gedrag, genetische en biometrische kenmerken. Onder deze laatste vallen vingerafdrukken, stem, handschrift, geometrie van de handomtrek en scans van netvlies, iris en gelaat)? En welke wettelijke uitzonderingsregel is van toepassing?

PIT verzamelt geen bijzondere persoonsgegevens

  1. Hoe worden de personen geïnformeerd over welke persoonsgegevens worden bewaard?

Bij aanmelding als partner, of als deelnemer van een activiteit geeft men een aantal gegevens door. Een verwijzing naar deze privacyverklaring wordt steeds toegevoegd.

  1. Wat is er geregeld voor personen om hun eigen persoonsgegevens in te zien?

Indien gewenst, kan bij Bureau PIT altijd worden opgevraagd welke gegevens van iemand bij PIT bekend zijn. Van nieuwsbrieven en e-mailnotificaties kan men zichzelf eenvoudig afmelden. Andere gegevens worden op eerste verzoek verwijderd, indien men geen lopende zaken heeft met PIT. Als er nog lopende zaken zijn, worden die bij eerste gelegenheid afgehandeld, waarna de persoonsgegevens worden verwijderd. Ook kan u ons verzoeken uw persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen indien deze onjuist, onvolledig of irrelevant zijn, of anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Verzoeken tot inzage, correctie en/of verwijdering van persoonsgegevens kunnen  worden verstuurd naar info@toezichtmetpit.nl of Willem II straat 40 5038 BG Tilburg.

  1. Hoe worden de persoonsgegevens bewaard ?

De persoonsgegevens worden bewaard in het partnerbestand, in de cloud. Deze bestanden zijn toegankelijk voor bestuur en medewerkers van PIT. De gegevens van PIT partners zijn ook toegankelijk voor andere partners, via een (veilige) database op de website van PIT. Met de hostingpartij Antenna b.v. is een verwerkersovereenkomst afgesloten.

  1. Zijn er kopieën of wordt er een back-up van het gegevensbestand gemaakt en hoe wordt die bewaard?

Er wordt een back-up van de gegevens bewaard op een externe harde schijf.

  1. Welke maatregelen heeft de organisaties genomen om te voorkomen dat anderen onbedoeld persoonsgegevens kunnen inzien?

De  gegevens op de website is goed beschermd door middel van een speciaal beveiligde database.

  1. Wie binnen de organisatie hebben toegang tot de bestanden met de persoonsgegevens?

Het bestuur en medewerker(s) hebben toegang tot de bestanden met persoonsgegevens.

  1. Is er een functionaris voor de gegevensbescherming in de organisatie?

Er is geen aparte functionaris. De gegevensbescherming valt onder verantwoordelijkheid van het bestuur.

  1. Zijn er afspraken gemaakt met externe partijen die de persoonsgegevens verwerken, is er een verwerkersovereenkomst?

Er is een verwerkingsovereenkomst met de hostingpartij van de website: Antenna. Er is een verwerkersovereenkomst met Moneybird. Er is een verwerkersovereenkomst met Mailchimp.

  1. Worden er overeenkomsten afgesloten met derden die de persoonsgegevens gebruiken en staat daar in dat de bestanden na gebruik vernietigd worden?

Er worden geen overeenkomsten met derden gesloten.

  1. Heeft een de organisatie een procedure opgesteld voor het melden van datalekken, en staat die op papier?

Er is (nog) geen procedure voor het melden van datalekken.

Opgesteld april 2018
PIT Platform Innovatie Toezicht
Karin Doms, Hanske Plenge, bestuur van PIT
www.toezichtmetpit.nl @ToezichtmetPIT Postadres: Willem II straat 40 5038 BG Tilburg
KvK nr. 53886674, Triodosbank 254693490 BTW nr. NL8510.59.107.B01
info@toezichtmetpit.n

Facebooktwitterlinkedin