PIT-gever 8: Karin Doms door Hanske Plenge

In  de reeks PIT-gevers maken we kennis met toezichthouders die PIT hebben, en de kracht anderen te inspireren. We beginnen het nieuwe jaar met een speciale editie: Hanske Plenge in gesprek met haar PIT-gever en mede-oprichter van PIT: Karin Doms.

Volharden zonder te verharden: liefdevolle confrontatie in toezichthouden.

Een gesprek over inspiratie, toezichthouden en compassie met mijn PIT-gever Karin Doms.

Inspiratie > Wie inspireert je? Sinds het begin van deze reeks met interviews met PIT-gevers vraag ik mij dat ook af. Al die commissarissen en toezichthouders die ik heb gezien en gesproken de afgelopen jaren, bij wie had ik nu het gevoel: ja, die weet waar het over gaat, is zichzelf en voegt echt iets toe
Soms ligt het antwoord zo voor de hand dat je het –bijna- over het hoofd ziet: Karin Doms.
Via social media zijn wij met elkaar in contact gekomen, om vervolgens te merken dat er een ‘klik’ was….. een gezamenlijke drive om de kwaliteit van toezicht te verbeteren. Inmiddels zijn wij vijf jaar verder en hebben wij samen aan de basis gestaan van het Netwerk Vrouwelijke Commissarissen en het Platform voor Innovatie in Toezicht PIT.
Eerlijk gezegd heb ik wel getwijfeld om Karin te vragen. Immers, wij werken zo nauw samen wordt een interview als PIT-gever dan niet een beetje klef? Maar is het niet zo dat diegene die je PIT/energie/inspiratie geeft zelden iets abstracts is, ver weg uit kranten en tijdschriften? Het zijn altijd mensen waarmee je werkelijk in contact staat.
Binnen vijf minuten is die twijfel verdwenen en zijn wij –wederom- in een geanimeerd gesprek over de essentie, de kern/pit van toezichthouden: Waar gaat het nu eigenlijk over? Wat is de legitimatie? Waarom doe je het?

Intro> Voor degenen die Karin niet kennen, eerst een korte introductie:
Karin (1968) is van oorsprong taalkundige met aandacht voor de harde kant, de grammatische analyse. Haar werkveld is echter de volkshuisvesting. Sinds 2009 heeft zij samen met haar partner een bedrijf voor strategie- en governance-vraagstukken in het maatschappelijk middenveld. Op haar 35ste werd zij gevraagd te solliciteren op een positie als lid van een RvC bij een woningcorporatie. Sinds die tijd houdt zij zich bezig met toezichthouden.
Momenteel is zij toezichthouder bij organisatie voor maatschappelijke opvang Traverse in Midden-Brabant, bij woningcorporatie Woonbron in de regio Rijnmond en bij Rabobank De Langstraat NB. Daarnaast is zij voorzitter van de stichting PIT en van de stichting aandachtsmeditatie Tilburg SATI.

We beginnen met het interview en al pratend zoeken wij naar niet zozeer pasklare antwoorden als wel verklaringen, duidingen voor de vragen waar toezichthouden nu eigenlijk over gaat.
Een zoektocht uit oprechte nieuwsgierigheid en de behoefte om daadwerkelijk contact te maken, van beide kanten.

Doel toezichthouden> ‘Eigenlijk is het heel simpel’, zegt Karin. ‘De organisatie wordt bestuurd door professionals. En de toezichthouder is daarnaast de hoeder van de waarden van een organisatie.
De toezichthouder is degene die de bestuurder behoedt voor blinde vlekken en tunnelvisie en die ingrijpt als het mis dreigt te gaan. Back to basics, heel gewoon. Ben je nog in contact met de leefwereld? Kan je uitleggen wat je aan het doen bent als organisatie? Niet alleen aan elkaar in de bestuurskamer maar juist daarbuiten. Kan je het uitleggen aan je buurvrouw, je oma, een parlementaire enquêtecommissie over 10 jaar en last but not least aan jezelf, als je ’s morgens in de spiegel kijkt?’
Wat maakt toezichthouden nu voor jou interessant? ‘Als toezichthouder of commissaris heb je een positie die er toe doet. Je kan invloed uitoefenen op strategische kaders en keuzes. Voor mij als zelfstandig ondernemer is het boeiend om meerjarig aan één organisatie verbonden te zijn. Om mee het verschil te maken. Het is comfortabel om thuis in de bank commentaar te geven op zaken die niet goed gaan, je hebt op die bank altijd gelijk maar er gebeurt verder niet zo veel.’

Waarnemen> Karin inspireert mij doordat zij benoemt wat er gebeurt in het gesprek. Door te luisteren en terug te geven wat zij waarneemt, geeft zij mij de ruimte om te (h-)erkennen.
Een belangrijke eigenschap voor een toezichthouder. Zij is scherp zonder scherp randje. D.w.z. haar opmerkzaamheid is ingebed met warmte, humor en compassie. Zelf zegt zij daarover het volgende: ‘Wees scherp in je blik door zuiver waar te nemen en wees mild in je oordeel.
Vaak gebeurt het tegenovergestelde: Vaag in je blik/je opmerkzaamheid en scherp in je oordeel. Dat stoot af, zo maak je geen contact. Zeker bij toezichthouders komt dit voor. Iedereen in de raad heeft zijn meningen klaar en verdedigt die met verve in een debat. Het wordt een machtsspel waarin men de anderen wil overtuigen van zijn gelijk. Het kan ook anders, namelijk in dialoog in plaats van debat. Het streven naar uitwisseling is dan het uitgangspunt, alle inzichten en invalshoeken willen leren kennen door aandachtig luisteren (in plaats van selectief). Dat betekent echter niet dat alles oké is. De focus op waarnemen en inzicht verkrijgen mag je niet weerhouden om te oordelen, te besluiten en uiteindelijk te interveniëren. Op tijd ingrijpen blijft essentieel. Maar dan wel op basis van zuivere inzichten en niet op basis van primaire oordelen vanuit je eigen conditioneringen/allergieën . Bijv. het bestuursvoorstel om de organisatievorm aan te passen: niet direct roepen dat je het niets vindt (heb je immers al eerder meegemaakt) maar kijken hoe het voorstel past in relatie tot de Why van de organisatie, tot wat de klanten nodig hebben.
Ook in mijn eigen ervaring als commissaris heb ik daar voorbeelden van. Zo heb ik enkele jaren geleden vanuit mijn commissarisrol bewust een interventie gedaan in een fusieproces, waardoor uiteindelijk de hele Raad van Commissarissen de fusie heeft tegengehouden die het bestuur graag doorgevoerd zag. Laaiend was het bestuur. Met rapporten vol over de voordelen voor de werknemers en de organisatie had het bestuur ons tijdens vele vergaderingen meegenomen in het fusietraject. Maar wij zagen, hoorden te weinig over het belang van de klanten. Het was geen makkelijke weg maar wij hadden het grondig onderzocht en uiteindelijk hadden we ook de moed om vast te houden aan de waarden (zowel de kernwaarden als de randvoorwaarden) die we voor de organisatie hadden benoemd.’

Verschil maken> Het heeft ook met levenskunst te maken: de manier waarop je in het leven staat. Een belangrijk rolmodel voor Karin is in dat opzicht haar meditatieleraar Jotika Hermsen.
‘Van kennis naar inzicht’ is ook een uitspraak die Karin graag gebruikt: ‘Zo kan ik het verschil maken, niet alleen door kennis/expertise want dat hebben anderen ook. En specialistische kennis kan je inhuren. Een onafhankelijke mindset daarentegen is uniek en cruciaal voor een toezichthouder. Waar mogelijk is het mijn wens om een deskundige en wijze helper te zijn, zeker geen pleaser.’
Duidelijk is dat Karin uitgesproken is, met een eigen drive. ‘Vergelijk het met de kanarie in de mijn; er zijn mensen nodig die als eerste alarm slaan, die aangeven; Zo kan het niet langer. Ik wil graag mijn talenten benutten om de samenleving mooier te maken. Ik heb er lol in om te helpen, om de vraag te stellen: Waar gaat het over? De grote verschilmaker is eerder om te leren ontrafelen wat er werkelijk waar is: wat er gebeurt, wat er achter zit. Hoe kunnen wij het als organisatie beter doen? Hoe kunnen wij in alle complexiteit de gewoonheid terug brengen? Die essentiële vragen weer gaan stellen, want die raken ondergesneeuwd. De balans terugvinden tussen de systeem- en de leefwereld.’

Waarde> ‘Een PITtige toezichthouder is met PIT-geving bezig: dat wat de organisatie PIT geeft, waar deden we het voor? En dat is nooit primair het systeem, maar altijd de mensen.
Het systeem moet daar dienend aan zijn. In een overlegvergadering kan je als toezichthouder allereerst contact maken: wie zit hier? En hoe zitten wij hier? Vervolgens kan je prikkelen: hoe sluit het toetsingskader aan bij de waarden van de organisatie? Om dan naar de sfeer te kijken.
In de zogenaamde ‘Cirkel van Waarnemen’ heb ik dit proces beschreven. Deze Cirkel is een methode om ‘het lastige gesprek’ op een effectieve manier te voeren in de boardroom. Deze heb ik op basis van ervaringen en vele gesprekken met toezichthouders ontwikkeld, en gaan we binnenkort samen met enkele PIT-partners ook bij andere Raden in de praktijk testen.’

Persoonlijk> Op mijn vraag hoe het nu precies bij haar werkt, zegt Karin: ‘Voor mij ligt de sleutel van toezichthouden in eerste instantie bij mijn intrinsieke drive en compassie. Compassie moet je overigens niet verwarren met de ander willen sparen: begaan zijn en liefdevol omgaan met anderen heeft alleen zin als je ook confronteert en betekenisvolle feedback durft te geven. Dat laatste wordt vaak vergeten omdat je dan uit je comfortzone moet stappen. Dit is ook wat ik bedoel met de ontwikkeling in toezicht ‘van gemak naar eenvoud’. Het is veel gemakkelijker om in abstracte zin over complexe kwesties te spreken, dan om in alle eenvoud te benoemen wat er werkelijk in het hier en nu gebeurt. Dat geldt zeker wanneer er sprake is van zogenaamde niet-pluis-gevoelens. Vaak zijn we bang om die in de boardroom te benoemen. Bang om te vaag te zijn of juist om te scherp uit de hoek te komen.
De kracht van een glimlach doet wonderen. En als er een basis van compassie en zuiverheid is, hoeven we volgens mij helemaal niet zo bang te zijn voor scherpte: Wat neem ik waar (zien, horen, voelen)? Welk effect roept die observatie bij mij op? Op die manier kan je heel dicht bij jezelf blijven en van daaruit heel scherp benoemen wat er gebeurt. Zo geef je de Raad de gelegenheid om vanuit verschillende perspectieven tot interpretaties en waardering/normering te komen. En dit proces kan je zowel voor de hard controls gebruiken als voor het expliciet maken van (on)gewenst gedrag. Zo blijft het een continu proces van ontwikkelen en groeien. Dat maakt het toezichthouden ook zo boeiend. Volharden zonder te verharden. Juist bij toezichthouden draait het om liefdevolle confrontatie. Daarom blijf ik graag PIT geven.’

Aanvonken> Tijdens het gesprek realiseer ik mij dat door het bespreken van inspiratie, in feite bij het ontrafelen van inspiratie, er ook een stukje magie weg valt.
Inspiratie gaat niet over idealiseren. Ook niet over het voor-apen door rolmodellen. Het gaat om heel menselijke interacties. Ook negatieve bronnen kunnen inspireren zoals frustratie of mislukking.
Zoals Churchill zei: ‘Succes bestaat eruit dat je van mislukking naar mislukking gaat zonder je enthousiasme te verliezen.’
Op mijn vraag of Karin dit herkent, antwoordt zij positief. ‘Ik ben ook veel negatieve voorbeelden tegengekomen in mijn carrière: managers die uit angst en controlezucht alle vernieuwingen en energie in de organisatie blokkeren. In die eerste jaren werd ik regelmatig gedreven door boosheid en daar heb ik ook meerdere malen mijn kop mee gestoten. En eerlijk gezegd ben ik me zo intensief met innovatie in toezicht gaan bezighouden vanwege de enorme homogeniteit en behoudzucht die ik zelf heb ervaren toen ik begon als commissaris. Ik wilde laten zien dat het ook anders kon en ik wilde werken aan een podium voor nieuwe(tijds) rolmodellen. Maar innovatie is een taai proces van vele jaren, er worden zaadjes gepland, je wordt geraakt, er is contact en inzichten maar ook zijn er schuurmomenten.’ Karin geeft de vergelijking van de ontwikkeling van de rups tot cocon tot vlinder. Dat kan een langzaam en pijnlijk proces zijn maar het forceren heeft geen zin. Als je een cocon open knipt dan komt de vlinder gehandicapt tevoorschijn.
Inspiratie gaat dus over de karaktereigenschappen van een persoon zoals authenticiteit, integriteit en moed/lef. Vervolgens heeft het ook met de interactie met andere personen te maken: denk aan aandacht en vertrouwen. En last-but-not-least met een inspirerende kijk op de wereld om je heen en de toekomst. Zoals Karin haar droom omschrijft: ‘Over 5 jaar heeft elke board die geen PIT-ter (partner van PIT) als lid heeft iets uit te leggen. Zonder PIT geen waarde(n)gedreven toezicht.’
En als zij dat zegt, met energie in haar stem, dan schitteren haar ogen….. en die ‘vonkjes’ springen over: dat is nu wat PIT ‘van afvinken naar aanvonken’ noemt.

Tot zover ons gesprek over de essentie, de kern cq. de pit van toezichthouden. De vragen die ons bezig houden leveren dus geen pasklare antwoorden op. En dat is ook oké. Juist het balanceren tussen de paradoxen zoals betrokken afstand, eenvoudige complexiteit en waarde(n)volle confrontatie … maken het de moeite waard. En deze gesprekken blijven wij voeren om zo met elkaar die eenvoud in het toezichthouden te vinden en vast te houden.

Het volgende PIT-gever interview wordt gemaakt door PIT-partner Hanneke de Zwart