PIT-gever 14: Jolande Sap door Nicolette Warmenhoven

De Raad van Toezicht: het parlement van de organisatie?

In de reeks PIT-gevers maken we kennis met toezichthouders die in onze ogen PIT en energie hebben én geven aan anderen.
Het ‘stokje’ geeft de interviewer door aan een volgende PIT-gever zodat er een estafette ontstaat met inspirerende positieve voorbeelden. Dit is alweer het veertiende estafette-interview.

Toen ik als partner van het Platform Innovatie Toezicht werd gevraagd een ‘PIT-gevers interview’ te houden dacht ik meteen aan Jolande Sap. Spreker, toezichthouder en partner, met als belangrijk thema duurzaamheid. Ik zat twee jaar met Jolande in het bestuur van de NPHF Federatie voor gezondheid, zij als voorzitter en ik als vicevoorzitter. In die tijd heb ik haar leren kennen als een bevlogen toezichthouder en een inspirerend mens. En zo zaten wij op 29 september, de eerste regenachtige dag in weken, op de 7^de verdieping van het Volkshotel uit te kijken over Amsterdam.

Hoe ben je begonnen als toezichthouder?

In de ’90-er jaren richtte ik samen met anderen een stichting op met als doel een conferentie te organiseren over feministische economie en was ik voorzitter van het bestuur. In dezelfde periode was ik lid van het bestuur van ‘Brekend Vaatwerk’, theatrale producties. Ik genoot van het kennismaken met nieuwe werelden, het verruimt je blikveld. Tegelijkertijd heb je een grote verantwoordelijkheid, bijvoorbeeld bij een dreigend faillissement. Dan moet je echt hands-on aan de bak.

Hoe kijk je naar de rol van toezichthouder?

Het is een belangrijke en verantwoordelijke rol. Er wordt weleens een beetje verontschuldigend over gedaan in verhouding tot bijvoorbeeld een functie als CEO. In de trant van: Ik doe eigenlijk ‘alleen nog maar’ een paar raden van toezicht. Terwijl het gaat om een zware verantwoordelijkheid. Als het kan ben je op enige afstand van de organisatie, maar als het moet ben je nabij. Een rol als toezichthouder vraagt betrokkenheid en passie. Het gaat niet alleen om risicobeheersing – vaak wordt dit vertaald naar: je aantoonbaar aan de regels houden. Er is méér nodig, en daarvoor moet er vertrouwen zijn in de Raad van Bestuur. De RvT (in het bijzonder de voorzitter) moet daarvoor zorgen. Is het vertrouwen er niet, dan moet je optreden.

Hoe ziet dat er concreet uit?

Opbouwende controle houden. Zorgen dat je een goed beeld hebt van de organisatie en de stakeholders in de omgeving. Ik wil met iedereen kunnen praten en ook meelopen, eventueel ook zonder de bestuurder. Het als RvT vergaderen zonder de bestuurder is in mijn ogen een must, Bijvoorbeeld aan het begin van elke vergadering, en met een vrije agenda. ‘Wat heb je de afgelopen tijd gezien?’

Op de afgelopen bijeenkomst van het PIT hebben we het gehad over de moeilijkheid van het innemen van een minderheidsstandpunt. Wat is jouw ervaring daarmee?

De kunst is om hier op een effectieve manier aandacht voor te vragen en dit goed voor te bereiden. Investeren in informele relaties. Je wilt mensen niet verrassen, maar het wél agenderen. De voorzitter (van tevoren) betrekken. Het is teamwork, een goede voorzitter en fijne collega’s zijn belangrijk.

Welke toezichthoudende functies vervul je nu?

Voorzitter van de Raad van Toezicht van Arkin (GGZ-instelling Amsterdam) en eveneens voorzitter van de RvT van Fairfood International. Lid van de Raad van Commissarissen van KPMG en van KPN. Bestuurslid van het Nationaal Groenfonds en voorzitter van het bestuur van de NPHF Federatie voor Gezondheid. Het leuke van de verschillende sectoren en culturen is dat je de ervaringen van de ene plek meeneemt naar de andere en verbindingen ziet.

Wat vind je van de samenstelling en het functioneren van Raden van Toezicht in het algemeen?

Ik heb een genuanceerd beeld. Het belang van goed toezicht is groot. De RvT is in zekere zin het parlement van de organisatie. Dat betekent ook dat het een afspiegeling van de organisatie moet zijn, de ogen en oren. Nu is dat vaak nog eenzijdig, hoewel het in de RvT in het algemeen beter is gesteld dan in de RvB. Het aantal vrouwen in Raden van Toezicht neemt toe, maar minderheden zijn nog weinig vertegenwoordigd. Dat geldt voor mensen met een andere etnische of culturele achtergrond, maar ook jongeren zijn nog weinig vertegenwoordigd in het toezicht (terecht dus pleitte PIT kortgeleden voor meer ‘hoodies’ in het toezicht! NW). Dit wordt ook veroorzaakt doordat er meestal bestuurservaring wordt gevraagd van kandidaten voor de RvT. Niet alle RvT-leden hoeven over dergelijke ervaring te beschikken. Het helpt om een collectief profiel voor de RvT op te stellen en dat gebeurt ook steeds meer. Welke ervaring, deskundigheid en achtergrond is nodig in de RvT?

Kun je je vinden in de constatering van de auteurs van het boek De zwarte doos van de boardroom dat Raden van Toezicht teveel ‘naar binnen’ gericht zijn?

Naar aanleiding van deze vraag ontstond ook een mooie gedachtewisseling. Jolande vindt dat je je als RvT niet te veel moet laten leiden door de vaste agenda. Organiseer stakeholdersbijeenkomsten en neem daar als lid RvT ook aan deel. Laat zien wat de organisatie doet met de resultaten. Dit gebeurt vaker dan voorheen, maar nog onvoldoende. Ook bij de beoordeling van het bestuur kun je de buitenwereld laten meespelen. De methode van 360⁰ feedback is daarvoor nuttig, maar ook je oor te luisteren leggen bij stakeholders is erg zinvol.

In de metafoor van het parlement ben je eindverantwoordelijk. Het is eigenlijk bijzonder dat bij onvoldoende functioneren van de bestuurder soms de RvT opstapt (en de bestuurder blijft zitten). Dat moet niet zo zijn.

Hoe kijk je naar de maatschappelijke verantwoordelijkheid van organisaties en de rol van de RvT daarbij? Is die goed te toetsen?

Organisaties hebben zeker een maatschappelijke verantwoordelijkheid. Daar mogen door het bestuur keuzes in worden gemaakt; de RvT toetst deze keuzes.
In de samenstelling van de RvT moet de maatschappelijke verantwoordelijkheid terug zijn te vinden. Laat zien (ook in je verslaglegging als RvT) hoe je die verantwoordelijkheid oppakt.

Om te meten in hoeverre de maatschappelijke verantwoordelijkheid wordt waargemaakt kan een vergelijking worden gemaakt met organisaties in dezelfde sector en/of met vergelijkbare ambities. Je ziet ook dat KPI’s (kritische prestatie indicatoren) steeds meer niet-financiële items bevatten.

Wat is jouw toegevoegde waarde in een RvT?

Een scherpe en analytische geest, gekoppeld aan een open en verbindende stijl. Creatieve dwarsverbanden aanbrengen door ervaring en activiteiten in een breed scala van sectoren.
Als voorzitter: alle leden een stem geven. Als voorzitter zelf relatief bescheiden zijn: aan het einde van een discussie alleen toevoegen wat nog niet genoemd is en samenvatten.

We sluiten het gesprek tevreden af. Toezicht houden is een verantwoordelijke functie, waar (ook) passie en bevlogenheid voor nodig is.

Nicolette Warmenhoven is PIT partner, toezichthouder en mede-eigenaar van OKAPI advies.