Facebooktwitterlinkedin

Karin Doms over opzet en werkwijze van de PIT groepen

Inspiratiesessies met een persoonlijke zoektocht naar inzicht.

Er gaat niets boven eigen ervaring, of een aanbeveling van iemand die eerder heeft deelgenomen, toch willen we ook voor iedereen die overweegt deel te nemen aan een PIT groep op papier zetten wat dat zoal inhoudt.

Karin Doms heeft inmiddels bijna tien jaar ervaring met het begeleiden van inspiratie- en intervisiegroepen voor commissarissen en toezichthouders, waarbij deze op zoek gaan naar inzichten in de dilemma’s die zij kunnen tegenkomen in de praktijk. Volgens haar is het doel van deze sessies om de persoonlijke effectiviteit van de toezichthouders te vergroten. “De natuurlijke neiging van commissarissen, die veel kennis en ervaring hebben, is om snel in oplossingen te denken. Maar het gaat in de sessies niet om het antwoord, maar om inzicht in de persoonlijke aanpak.”

Het proces staat voorop

Deelnemers van de inspiratiesessies brengen voor de eerste bijeenkomst de dilemma’s in die zij in de groep willen bespreken. Dat kan om kleine en grote thema’s gaan, variërend van een vraag over mogelijke belangenverstrengeling tussen verschillende nevenfuncties tot onderhuidse spanningen die in de Raad van Commissarissen spelen. In de sessies, in eerste instantie drie bijeenkomsten van drie uur, volgt Karin Doms een aantal stappen. Maar het belangrijkste is dat zij ruim de tijd neemt om de dilemma’s te bespreken. “Ik prikkel de deelnemers altijd om de dilemma’s te formuleren in de vorm van een open vraag met daarin het woord ‘ik’. We zoeken naar de persoonlijke invalshoek en nemen dan ruimte voor vertraging. Dat zorgt voor verdieping.”

De toezichthouders gaan met elkaar op zoek naar mogelijke uitkomsten van een dilemma. Het is daarbij van belang om open vragen te blijven stellen. Karin Doms: “Een vraag moet nooit een oordeel of aanval zijn. Door een open vraag te stellen, leer je de ander om op om een andere manier ergens tegen aan te kijken. Dat kan heel dichtbij komen. Iedereen heeft zijn blinde vlek. Iemand heeft misschien moeite met autoriteit. Waarom? Of de ander vraagt waarom je sterk vanuit de emotie reageert.”

Veiligheid en vertrouwelijkheid is essentieel voor een groep. Maar dat betekent niet dat je wegkomt met een oppervlakkig antwoord. Als Karin bespeurt dat je je op de vlakte houdt, zal ze je prikkelen tot een diepgaander antwoord: “Ik zoek naar verdieping, houdt de toezichthouders scherp. Daarnaast is er ruimte voor humor. En relativering. Het is oké als je moeite hebt met emoties of juist de neiging hebt om rationeel te blijven. Er is nooit één juiste aanpak en je hoeft je nooit te verantwoorden. Het gaat om zelfinzicht.”

“We beginnen altijd met drie sessies, omdat de deelnemers de tijd hebben om elkaar te leren kennen en kunnen wennen aan de setting. De toezichthouders bouwen echter vaak in korte tijd een band op, de meesten vinden het zonde om de groep op te breken. Dus gaan ze door. Ze willen ook graag van elkaar weten hoe het is afgelopen met een dilemma dat in een sessie is besproken. Iedereen leeft met elkaar mee. Sommige groepen komen al meer dan vijf jaar bij elkaar.”

De zwarte doos van de boardroom

Om met de groep tot bepaalde inzichten te komen, maakt Karin ook gebruik van vier methoden die zij in het boek De zwarte doos van de boardroom heeft beschreven. Zo is er bijvoorbeeld het onderscheid tussen de ‘harde kant’ (inhoud en procedure) en de ‘zachte kant’ (de relatie én jezelf) van de boardroom dynamics. Het is belangrijk, volgens Doms, om ervoor te zorgen dat ál deze aspecten binnen de Raad aan bod komen. Een andere methode die zij vaak in de PIT groepen toepast is De cirkel van het waarnemen. Deze geeft handvatten om het ‘lastige gesprek’ te voeren, zowel binnen de Raad van Commissarissen als met de Raad van Bestuur.

Het blijft niet bij theorie alleen. Als een dilemma van een deelnemer voldoende geanalyseerd is, als er van alle kanten naar gekeken is, en er de nodige open vragen zijn geweest, en de vinger is gelegd op de vraag die écht speelt, is er ook ruimte voor het uitwisselen van ‘tips en trucs’. Zoals Karin zegt: “Als we een dilemma intensief hebben behandeld, is het waardevol om de zaak ook van de praktisch kant te bekijken. Een advies kan zijn om toch snel dat telefoontje te doen of om juist even niets te doen. Juist die combinatie van verdiept inzicht én praktische tips maakt deelname aan een PIT groep zo waardevol.”

Ook interesse om deel te nemen aan een PIT groep? Op deze pagina op onze website vindt u alle praktische informatie.

Meer lezen:

De zwarte doos van de boardroom, dilemma’s uit de praktijk van commissarissen
Auteurs: Karin Doms, Hanske Plenge, Hanneke de Zwart
ISBN: 978-90-823775-0-7
Uitgever: PIT Platform Innovatie in Toezicht
Prijs: € 12,50

Blog Karin Doms: Vijf jaar intervisie en inspiratie met commissarissen van VTW, op de website van PIT

Volg @karindoms op Twitter voor regelmatig een nieuw boardroomdilemma.

 

 

Facebooktwitterlinkedin