Voor wie er niet bij kon zijn: Verslag PIT café Aansprakelijkheid en boardroom dynamics
PIT café 15 september 2016: Aansprakelijkheid en Boardroom Dynamics
Op 15 september was PIT te gast bij Fidet in De Bilt. Thema van het PIT café: Aansprakelijkheid en Boardroom Dynamics. De praktijk en dilemma’s binnen Raden van Toezicht.
Het was een inspirerende middag, met veel inbreng van alle deelnemers.
Resultaten onderzoek Aansprakelijkheid en boardroomdynamiek
PIT partner Ellen Olde Bijvank heeft samen met Nicolette Loonen en Mirjam Hubert onderzoek gedaan naar aansprakelijkheid en boardroomdynamiek. Tijdens de bijeenkomst presenteerde zij de resultaten. Centrale vraag in het onderzoek is hoe toezichthouders omgaan met de dynamiek in de boardroom, nu de kans groter is bij calamiteiten aansprakelijk te worden gesteld.
De conclusie is dat de rol van de toezichthouder complexer is geworden en de dilemma’s die spelen met name betrekking hebben op de boardroom dynamiek. De toezichthouders zijn positief over het functioneren van de Raad en werken actief aan het behoud van haar onafhankelijke positie. Verbeteringen zijn te realiseren op het gebied van verantwoordingsrapportages en de bekendheid hoe te handelen in geval van een aansprakelijkheidsstelling.
Film: Tijdens de middag bekeken we enkele korte fragmenten van de Zembla-documentaire over Amarantis, Ondergang van een onderwijsgigant, van vrijdag 11 mei 2012. Alsnog de hele uitzending bekijken? Dat kan op het YouTube kanaal van PIT of hier: Ondergang van een onderwijsgigant.
Toezicht houden vanuit juridisch oogpunt
Willemien Bisschot en Annemieke Hendrikse van VanDoorne advocaten gaven inzicht in de toezichthoudende taak vanuit het juridisch perspectief. Onder toezichthoudende taken verstaat de wet: toezicht op bestuur, raadgeven, werkgeversrol en goedkeuren bestuursbesluiten. Met name de werkgeversrol van de toezichthouder wordt steeds belangrijker, mede in relatie tot het belonen van de bestuurders.
Wanneer sprake is van een aansprakelijkheidsclaim, zal de rechter beoordelen of de toezichthouder haar rol op een juiste wijze heeft ingevuld. De belangrijkste vraag hierbij is: “heeft de toezichthouder op een juiste wijze getoetst of de bestuurder een inhoudelijk goed besluit heeft genomen?” De rechter toetst dit aan de hand van de aansprakelijkeidsnorm. Zij stelt vast of sprake is van een niet behoorlijke taakvervulling en een ernstig persoonlijk verwijt. Om een schuldvraag te voorkomen dient een Raad van Toezicht elkaar te versterken, aan te spreken op het functioneren en gezamenlijke verantwoordelijkheid te dragen.
Willemien en Annemieke geven nog enkele tips voor een goede taakvervulling.
- Voer een due diligence onderzoek uit voordat je toetreedt tot de Raad van Toezicht. En onderzoek of de organisatie en de Raad van Toezicht/bestuurder bij jou past en andersom?
- Praat met sleutelpersonen binnen de organisatie en vraag documenten op.
- Stel je zelfstandig op en wees onafhankelijk in je oordeel. Steun niet te veel op de expertise van een collega-toezichthouder.
- Schroom niet om externe deskundigen in te schakelen.
- Weet van te voren waar de lastige trajecten zitten. Gebruik hiervoor een risicomatrix.
- Herken de red alerts.
Concrete praktijkdilemma’s
Nicolette Loonen en Jaap Koelewijn vertelden in gesprek met Ellen Olde Bijvank over hun ervaringen als toezichthouder. Waar heb je in de praktijk mee te maken en waar moet je alert op zijn?
Eén tip was om eerst te vragen naar de daadwerkelijke motieven van de organisatie die jou verzoekt om toe te treden tot de Raad van Toezicht. Het komt in de praktijk voor dat toezichthouders worden gevraagd vanwege hun netwerk, (politieke) bekendheid of hun ambassadeurschap. De nadruk moet juist liggen op de kennis en kunde van de toezichthouder en dat de toetreding zorgt voor dynamiek in de raad.
Daarnaast is het als toezichthouder belangrijk om je grenzen aan te geven richting de bestuurder. Er mogen geen belemmeringen zijn in het uitoefenen van je taak. Doe aan fact checking en vertrouw op je intuïtie. Het kan er wel keurig uitzien, maar stel jezelf de vraag: is dat ook zo?
Dynamiek in de boardroom
Aan de hand van dilemma’s werd tot slot gediscussieerd over de complexe dynamiek binnen Raden van Toezicht en hoe je hiermee om kan gaan.
Hoe beoordeel je het functioneren van de bestuurder?
In de praktijk blijkt dat menig Raad van Toezicht het lastig vindt het functioneren van de bestuurder te beoordelen en/of ter discussie te stellen. Soms omdat leden de bestuurder zelf hebben aangenomen, ook omdat (een deel van) de toezichthouders niet het conflict willen aangaan. Goed werkgeverschap betekent dat het normaal is dat de bestuurder wordt uitgedaagd zich te (blijven) ontwikkelen. De Raad van Toezicht zou zich periodiek de vraag kunnen stellen welk type bestuurder heeft onze organisatie nodig, wat betekent dat voor de ontwikkelrichting van onze bestuurder? En welk kwaliteitsniveau van bestuur streven we na: een 6, een 7, of een 8 of hoger? Binnen een Raad kunnen hier al verschillende beelden ontstaan. Het is goed het daarover te hebben, ook vooraf al, voordat er überhaupt sprake is van eventueel disfunctioneren. Verder kunnen externe audits ondersteunend zijn om een beeld te krijgen over het functioneren van het bedrijf (en dus impliciet ook de besturingswijze). En wenselijk is dat 360 graden feedback of vergelijkbare instrumentaria steeds vaker een integraal onderdeel uitmaken van de beoordelingssystematiek. Dat geldt voor de bestuurder, maar kan zeker ook voor de Raad van Toezicht meerwaarde bieden.
Hoe maak je functioneren Raad van Toezicht bespreekbaar binnen beperkt reflectieve Raad?
Er zijn twee verschillende aanpakken die elkaar aanvullen. Allereerst vraagt het om een continu pro-actieve opstelling (door het eigen functioneren als raad regelmatig terug te laten komen), terwijl je ook beseft dat zo’n veranderproces stap voor stap gaat. Door regelmatig jezelf ontvankelijk op te stellen door jouw visie te delen (personaliseren), maak je dat overige leden niet anders kunnen dan bij jouw bevindingen stil te staan en hierover in gesprek te gaan. De zelfevaluatie is een belangrijk moment om kansen te pakken om thema’s van functioneren bespreekbaar te maken. Er zijn echter door het jaar heen zeker meer momenten. Een andere invalshoek is het benutten van omgevingsfactoren. Regelgeving (bv. regels van Good Governance) kan allereerst handvatten bieden om het eigen functioneren mee te vergelijken. Daarbij is het al een sprong voorwaarts als Raden van Toezicht zich vaker door een externe laten begeleiden, zeker als deze de tijd neemt om individuele leden ook apart te interviewen. Ook kan het helpen gebruik te maken van landelijke onderzoeken over het functioneren van Raden van Toezicht, zo wordt het makkelijker om de eigen werkwijze bespreekbaar te maken. Tot slot blijkt er behoefte om methodieken door te ontwikkelen om gedrag en cultuur bespreekbaar te maken. Dit is ook een van de doelstellingen van PIT.
Optreden door af te treden blijkt het uiterste redmiddel
Aanwezigen zijn het erover eens dat aftreden een uiterste redmiddel is. Allereerst is het belangrijk het dilemma duidelijk met de voorzitter te bespreken en te zoeken naar een adequate oplossing. Lukt dat niet, besef dan: door op te stappen los je het probleem niet op, het wordt hooguit zichtbaar. De raad is dan wel zijn ‘lastpost’ kwijt, door te blijven zitten kun je soms meer het verschil maken. Aftreden kan bovendien de organisatie schaden. Er zijn moverende redenen om uiteindelijk toch uit de Raad te vertrekken. Het is bij aftreden belangrijk na te denken met welke boodschap je naar buiten treedt. Dat hangt sterk samen met het type verschil van inzicht.
Verslaglegging is verbeterpunt, wat zijn de aandachtspunten?
Verslaglegging is verslaglegging, hoe moeilijk kan het zijn? Toch werden er tal van aandachtspunten meegegeven over hoe deze kan worden verbeterd. Zoals: onafhankelijkheid van de verslaglegging (bijvoorbeeld door het betrekken van een externe notulist en/of het vooraf meelezen van verslag door voorzitter RvT) en overwegingen te vermelden die hebben geleid tot besluitvorming, Er bleven ook punten over die meer discussie opriepen:
- Besluiten in het verslag opnemen óf woordelijk met personen met overwegingen. De helft van de aanwezigen bleek vrij concreet te zijn in verslag met naam en toenaam. De overige helft koos deels bewust, soms ook onbewust hoofdzakelijk te spreken over De Raad in het algemeen en besluiten die zij hebben genomen. Het is raadzaam hier binnen elke Raad een visie op te hebben waar de voorkeur naar uitgaat.
- Er kwam een voorbeeld van een Raad van Toezicht die ervoor koos om iets niet geheel in het verslag op te nemen (na uitvoering risico-analyse). Daar kunnen in enkele gevallen moverende redenen voor zijn, in het algemeen was men van oordeel dat men terughoudend om dient te gaan met zaken bewust buiten een verslag te laten.
Met dank aan de organisatoren: Ellen Olde Bijvank, Nicolette Loonen, Yvonne van Kemenade en Mirjam Hubert en aan Fidet voor de locatie!
