Blogreeks IT en Toezichthouden (3/3) Wat betekent IT & Digitalisering voor de samenstelling van de Raad?

Alweer de derde en laatste vraag in onze zoektocht naar de praktijk van de combinatie van toezichthouden en IT: Wat betekent IT & Digitalisering voor de samenstelling van de Raad?
De eerste vraag ging over of IT en digitalisering op de agenda staat van de RvT/RvC. De tweede vraag was waarom het belangrijk is om toezicht te houden op digitale veranderingen in de organisatie. Nu de derde vraag: Wat betekent IT & Digitalisering voor de samenstelling van de Raad?
Wij legden ook deze 3^e vraag voor aan vijf toezichthouders/commissarissen uit de zorg, de volkshuisvesting en het MKB.

Wat betekent IT & Digitalisering voor de samenstelling van de Raad?
De gesprekken leverden wederom een variëteit aan antwoorden op: de quotes uit de interviews laten dat duidelijk zien. De losse quotes geven een levendige illustratie uit de praktijk, en zijn wellicht ook herkenbaar voor u als lezer. Hopelijk geven deze voorbeelden een aanzet om zelf over de eigen situatie na te denken.

De belangrijkste bevinding is dat IT & Digitalisering van belang is voor de samenstelling van de Raad. Maar … en dan volgen er een heleboel verschillende zaken waaruit blijkt dat het onderwerp nog behoorlijk in de kinderschoenen staat:

–  “Op zijn best ben ik een technologie-immigrant”

– “dit is niet anders dan eerdere ontwikkelingen”

– “Geen specifiek ICT profiel gewenst”

Eén algemene conclusie is (nog) niet te trekken. Vaak is het onderwerp IT & Digitalisering indirect aan de orde bij het opstellen van een nieuw profiel voor de Raad. Het belang van deskundige toezichthouders is in de praktijk dus nog in ontwikkeling.

De bevindingen met de quotes uit de interviews met toezichthouders en commissarissen.

Geen specifiek IT-profiel nodig in de raad:

‘Sommige commissarissen zeggen “dit is niet anders dan eerdere ontwikkelingen”. Dat vind ik een levensgevaarlijke uitspraak. Het grote verschil is de snelheid. We weten het niet meer, want niemand kan meer overzien waar het heen gaat. Het is ook heel verfrissend om een jong iemand uit de nieuwe wereld een keer te laten aanhaken bij een RvT of RvC sessies, om de scherpe en nieuwsgierige vragen te stellen.’

‘Ook ik heb geen kennis van de strategische kant van IT. De kennis die ik heb krijg ik vanuit mijn ervaring met verschillende bedrijven en door met kennissen hierover te praten. Je hebt me wel getriggerd met je vragen. Ik ga het zeker inbrengen in mijn kwaliteitscommissie. En ik wil ook zeker meer kennis hierover. De NVTZ biedt cursussen aan, maar ook niet over IT. Ik vraag me ook af of toezichthouders in de zorg hier ook voor zouden kiezen, want er zijn zoveel zwaardere en actuelere complexe dossiers die nu eerst onze aandacht lijken te vragen. Je moet als toezichthouder ook niet de diepte in willen. Maar ik moet wel vragen kunnen stellen over de rol van ICT en dan vooral over informatievoorziening in de organisatie, zeker vanuit het oogpunt kwaliteit en veiligheid.’

‘Juist de ervaring bij leden van de RvT met complexe organisatorische processen is waardevol. Het feit dat er geen lid is met een specifiek ICT profiel voel ik niet als leemte.’

‘Het gaat meer om het effect van de digitale vernieuwing terwijl ICT daar een meer faciliterende (niet persé beheersmatige) rol bij heeft.’

‘Ik ben een nieuwsgierig mens en heb toevallig zelf ook activiteiten lopen op het terrein van Data Analytics, machine learning en digitaliseringsinnovaties. Je loopt in de maatschappij rond. Ik hockey met iemand die zich daarin heeft gespecialiseerd, met wie ik in contact ben gekomen. Het gaat dan om het combineren van kennis, het hebben van de nieuwsgierigheid en het netwerk van mensen met die kennis en het moment herkennen dat je die kennis nodig hebt. Dat laatste is misschien nog wel het lastigst. Net zo als het inschatten van risico’s. Zoals het hacken en beschermen van persoonsgegevens. Het serieus nemen van het risico en hoe hiermee om te gaan. Hoe ver moet je dan gaan?’

Wel een apart IT profiel nodig in de raad:

‘Ik denk dat de samenstelling van de raad van commissarissen fundamenteel is hierin. Je kunt niet meer zonder iemand die digitalisering, innovatie en technologie ten diepste begrijpt. De monitoring committee Governance Code heeft dit ook gesteld. De raad gaat over de continuïteit van de organisatie. Je kunt dus niet meer zonder. Je moet dus iemand hebben die (naast Finance, HRM, General Management) een goede gesprekspartner is voor de CIO/ CTO die dit in portefeuille heeft. Ik sprak pas een CIO die zijn frustratie uitsprak over het feit dat hij geen gesprekspartner had in de Raad van Commissarissen die de gigantische investeringen die hij deed kon toetsen. Het gaat erom dat die persoon de nieuwe wereld van innovatie en technologie begrijpt. Dat gaat verder dan awareness. Ik zie in veel raden dat er wel bewustwording is, maar dat dit niet toereikend is.’

‘Op zijn best ben ik een technologie-immigrant. Ik doe erg mijn best om het allemaal bij te houden. Maar het is een wereld waar ik niet in groot ben gebracht. Maar als ik heel eerlijk ben, heb je eigenlijk iemand nodig die dit in zijn systeem heeft. Dat dit is meegegroeid in de loopbaan. Daar heb je dus al snel jongere mensen voor nodig. Ik denk daarbij aan de veertigers. Zelfs die hebben al last om bij te blijven. En de vraag is dan of die voldoende bestuurlijke ervaring hebben, voldoende gezien hebben, doorleefd hebben en de wijsheid hebben ontwikkeld.’

‘Binnen onze RvC zit een commissaris met een professionele IT achtergrond maar dat stond niet in zijn profiel waar hij op is binnen gekomen. Het nieuwe profiel vraagt wel expliciet om IT-competenties.’

‘Heel eerlijk gezegd hebben wij niemand die een achtergrond heeft in ICT. Het is allemaal generalistisch en vanuit een gebruikersperspectief. De controller, die wij regelmatig spreken, heeft dit iets meer, maar ook niet vanuit technisch perspectief. Ik heb ook nog geen vacature gezien voor een toezichthouder met zo’n achtergrond. Wel voor mensen met een achtergrond in bestuurservaring en qua specifiekere gebieden Financiën, HR, Marketing, Legal en Strategisch. Dat lijkt mij wel een lacune.’

Iedereen in de Raad heeft IT-/digitale kennis nodig:

‘Belangrijker is dat de gehele raad digitaal besef heeft. De vergelijking met Financiën ligt hier voor de hand; ook daar is vaak één persoon met een uitgesproken financieel profiel  maar dient een ieder financiële basiskennis te bezitten.’

‘Eventuele bijscholing op digitaal gebied kan het beste als gehele raad/team gebeuren, zo word je je ook bewust van elkaars competenties/kennis.’

‘Technologie breed, digitalisering, robotisering, 3Dprinting, internet of things en virtual reality; de nieuwe mogelijkheden zijn legio. Bijzonder interessant én relevant om te volgen als commissaris. Het raakt aan alles. “Kijk wat je zelf leuk vindt, dat maakt het makkelijk om ontwikkelingen te volgen”.’

‘Nederland staat nu op nummer 2 van Europese landen op de DESI: digital economic & social index. Deze plaats kunnen wij alleen behouden als iedereen doordrongen is van het belang van digitalisering én ernaar handelt. Ook, juist, de commissaris!’

‘Als RvT zijn wij toekomstkijkers: Hoe ziet dit bedrijf er over 20 jaar uit?
Wat betekent “zorg op afstand” als de vergrijzing van de samenleving steeds groter wordt maar veel ouderen nog niet digitaal zijn? Gaan sociale media en Skype de face-to-face contacten vervangen? Wat is het effect van de mogelijkheid om continu te monitoren? Denk aan slimme apparaten waarbij informatie digitaal wordt gemeten en doorgegeven. Dat scheelt tijd voor patiënten en zorgverleners. Patiënten hoeven niet meer voor metingen naar het ziekenhuis, en data – betrouwbaarder want geen momentopname – worden op afstand digitaal uitgelezen.

‘Al die demografische, technologische en communicatieve veranderingen moeten in kaart gebracht worden en geduid. De strategische betekenis van digitalisering is onmiskenbaar en daarom van wezenlijk belang voor elk lid van de Raad van Toezicht.’

‘Het volstaat niet om adviseurs in te huren en zelfs niet om CIO’s op te nemen in Raden van Toezicht: iedereen moet digitaal besef hebben.’

Onze geïnterviewden zien -zoals u kunt lezen-  het belang om bij de samenstelling van de Raad het thema IT mee te nemen. Bij geen van de geïnterviewden hebben we gemerkt dat de Raad proactief op zoek ging naar informatie rondom dit onderwerp. Wel komt duidelijk naar voren dat IT steeds meer een geïntegreerd gedeelte vormt van de bedrijfsorganisatie, en als zodanig ook steeds vaker direct of indirect aan de orde komt.
Misschien is de focus puur op IT te eenzijdig, te technocratisch en te veel op risicobeheersing gericht en te weinig op de kansen die het biedt.  Door ruimer te kijken, naar de digitale wereld als strategische  kans (voor nieuwe verdienmodellen/innovaties om je purpose beter te realiseren), krijgt het ook meer vanzelfsprekend een plek in de boardroom.

Is dit herkenbaar voor u als lezer? Laat ons weten hoe u hier tegenaan kijkt. Wat is inmiddels gebruikelijk in de praktijk en wat zijn de blinde vlekken?

Deze blogreeks wordt hier geïntroduceerd.

Lees ook de andere blogs over IT/Digitalisering & Toezicht!
– Hier vindt u het eerste blog: IT en toezicht: staat het op de agenda?
–  Het tweede blog: Waarom is het belangrijk om toezicht te houden op digitale veranderingen in de organisatie?

Deze blogserie is een coproductie van PIT/Hanke Plenge en Capgemini/Petra Hendriksen.